Informacja zawierająca podstawy prawne oraz zasady udostępniania zgromadzonego zasobu archiwalnego będącego w dyspozycji
Zespołu Archiwum Wydziału Bezpieczeństwa Informacji KWP w Kielcach
· Szczegółowe zasady udostępniania zgromadzonego zasobu archiwalnego uregulowane są w:
1. Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164),
2. Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 roku w sprawie sposobu
i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. 2011 r. Nr 196, poz. 1161),
3. Zarządzeniu Nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 roku w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego upoważnionych (Dz. U. 2008 r. Nr 9, poz. 42),
4. Zarządzeniu Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 roku w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. U. KGP Nr 16, poz. 95).
· Udostępnianie zgromadzonego zasobu może nastąpić do celów:
1. służbowych uprawnionym podmiotom,
2. naukowo-badawczych, publicystycznych i innych.
· Udostępnianie akt:
1. zawierających informacje niejawne - następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych,
2. zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej,
3. zawierających dane osobowe - następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
4. operacyjnych - następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno –rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
· Akta znajdujące się w archiwum Wydziału Bezpieczeństwa Informacji KWP w Kielcach mogą być udostępnione do celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczpospolitej Polskiej i jej obywateli. Dokumentację udostępnia się, jeśli nie zawiera ona wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową i nie wymaga ochrony przewidzianej przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r., o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631), a ich ujawnienie nie naraża na szkodę interesu Rzeczpospolitej Polskiej.
· Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego, który należy kierować na adres:
Wydział Bezpieczeństwa Informacji
Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach
ul. Seminaryjska 12
25 – 372 Kielce
· Przedmiotowy wniosek podmiotu zainteresowanego winien zawierać następujące dane:
1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji
- jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej,
3. wskazanie materiałów lub szczegółowe określenie tematu,
4. określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów, w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zaświadczenie z uczelni.
· Udostępnianie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez:
1. umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami,
2. przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie,
3. przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt,
· Udostępnianie akt stanowiących materiały archiwalne następuje poprzez:
1. umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach Zespołu Archiwum Wydziału Bezpieczństwa Informacji KWP w Kielcach,
2. przekazywanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytania albo w postaci reprodukcji materiałów.
Klauzula informacyjna RODO w zakresie dostępu do zasobów archiwalnych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO, informuję, że:.
- Administratorem danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji w Kielcach,
- adres: ul. Seminaryjska 12, 25-372 Kielce.
- Dane kontaktowe Inspektora ochrony danych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Kielcach:- e-mail: iod.kwp@ki.policja.gov.pl
- adres korespondencyjny: ul. Seminaryjska 12, 25-372 Kielce.
- Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji wniosku o udostępnienie materiałów z zasobów archiwalnych, na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz.U. z 2019r. poz. 553 z późn. zm.)
- Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane jedynie podmiotom uprawnionym do dostępu do danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane oraz archiwizowane zgodnie z Zarządzeniem nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji.
- Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania.
Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie RODO:
- art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne;
- 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych;
- art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – wykonanie obowiązku następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.
- Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
- Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym, a konsekwencją odmowy będzie brak możliwości realizacji wniosku o udostępnienie.
- Dane osobowe przetwarzane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.